مديرة المكتب: أ. مها عيادة العنزي
الهدف العام: تنظيم العمل والإشراف على كل الأعمال المكتبية، والأنشطة الإدارية التي تسهل انسياب وسير عمل بالمكتب.
المهام:
- متابعة وإنجاز الأعمال الإدارية والمالية الخاصة بمكتب سعادة الوكيل.
- الإشراف على أعمال التحرير وإعداد الردود والخطابات والإشراف على المراسلات الواردة والصادرة من مكتب سعادة الوكيل بعد التوجيه عليها ومراجعاتها والتأشير عليها.
- إعداد وتنظيم وترتيب اللقاءات والاتصالات والاجتماعات وتحديد المواعيد بالتنسيق مع سعادة الوكيل.
- الاشراف المباشر على المراسلات السرية للوكالة وتنظيمه والإشراف عليه
- استقبال المراجعين والإجابة على الاستفسارات واستقبال المكالمات والفاكسات والبريد الالكتروني.
- إحالة المعاملات إلى الجهات المعنية لاستكمال وإعداد الردود اللازمة بناءً على توجيهات سعادة الوكيل بعد التوجيه عليها.
- الإشراف على موظفي الوكالة ومتابعة أدائهم، وتنمية قدراتهم والعمل على تطوير أدائهم.
- إعداد التقارير الدورية الخاصة بالعاملين بمكتب سعادة الوكيل بهدف تحسين الأداء وسير العمل
- تنظيم المواعيد الخاصة بسعادة الوكيل حسب التعليمات
- الإشراف على حفظ الملفات وفق آلية مناسبة لها، كذلك الإشراف على توفير التجهيزات اللازمة لمكتب الوكيل.
- ترتيب ومتابعة رحلات سعادة الوكيل الرسمية داخل وخارج المملكة.
- إعداد تقارير دورية عن نشاطات المكتب وإنجازاته ورفعها إلى سعادة الوكيل.
- الاطلاع على أنظمة ولوائح وزارة التعليم ووزارة الموارد البشرية، وتطبيقها على كافة أعمال الوكالة.
- تنفيذ ما يكلف به من مهام أخرى من قبل سعادة الوكيل